スケジュールは余裕を持って
結婚式の二次会は、会場となるカフェ・バーやレストランなどの都合もあり、時間が限られています。
少ない時間をいかに有効に使って、楽しい二次会にするかを考えましょう。
そのためにはスケジュール表を作り、司会者の台本を用意するなど、事前の計画が大切です。
しかし、いくら綿密な計画を立てても、全てを計画通りに行うことは難しいですね。
たくさんの人が参加するイベントですから、時間が足りなくなるなど、何らかのハプニングはあると事前に覚悟しておきましょう。
予定通りに進まなくても対応できるように、柔軟なプログラム作りをしておくことがポイントです。
歓談タイムを少し長めにとっておいて時間調整ができるようにしておく、最後の方のプログラムは時間が足りなくなった場合に中止をしても差し支えのないものにしておくなど、調整ポイントを作っておきましょう。
また、新郎新婦は披露宴が終わっても、着替えや仲人さんへのあいさつなどに時間がかかって、予定時間に間に言わない場合が多いものです。
主役が遅れてきても大丈夫なように、主役不在時のプログラムを考えておくと、慌てずにすみます。
二次会で使える時間が3時間だとしても、会がお開きになってから完全撤収までには時間がかかります。
お開きの後は、新郎新婦がお客様を一人一人見送りますから、想像以上に時間がかかるものです。
撤収時間は余裕をもって設定しておきましょう。
事前の役割分担が大切
二次会当日は、裏方は次から次へと準備に追われます。
幹事だけでは対応できません。
お手伝いをしてくれるサポートスタッフをお願いしましょう。
二次会では誰が何をするのか、事前に役割分担をしっかりと決めておくことが大切です。
二次会で最低限必要な係は時間調整係、受付、司会、アシスタント、会計です。
場合によってはカメラマン、音響係などを決める必要もあります。
■時間調整係
時間調整係は幹事のリーダー役が担当します。
この係になった人は当日は動きまわらず、二次会の進行を管理する役目に徹してください。
時間の調節、次に何をするかの指示など、リーダーとして二次会全体のマネージメントを行いましょう。
■司会
司会は、二次会の進行役です。
会を盛り上げるキーパーソンですから、役割はとても重大。
ゲームや出し物などでゲストとの会話に困らないように、事前に台本を書いておくなど、準備をしておきましょう。
■受付
二次会の受付を行ない、ゲストから会費を受け取る役目です。
新郎側、新婦側から1～2名ずつ、合計2名～4名で担当しましょう。
預かった会費と芳名帳はまとめて、会計に渡します。
このため会計も受付に参加すると安心です。
また、会計が同席できない場合は何時まで受付を行うのか、受け取った会費やお釣りの管理をどうするのかなど、具体的な手順をあらかじめ決めておきます。
お金を扱うのですから、あとで金額が合わないなどのトラブルにならないよう、細かい部分まできっちりと決めておきましょう。
■会計
幹事の会計役が担当します。
受付がゲストから受け取った会費を集計し、きちんと管理をし、会場の支払いを行います。
責任をもってお金を管理し、常に会費が今どこにあるかをしっかりと把握しておきましょう。
二次会で支払った費用の清算は、当日にすませるのが理想です。
現金出納を書いたノートの残高と、今あるお金が常に合っているように、しっかりと管理をしてください。
■アシスタント
幹事など裏方との間の連絡係や、余興に使う小道具やプレゼントの準備など、こまごまとした雑用を手伝う係です。
幹事や司会の人が気兼ねなく仕事を頼めるよう、仲の良いお友達2名くらいにアシスタントをお願いしましょう。
万全に準備をしても、うまくいくとは限らないのが二次会です。
遅刻をしてくる人、お酒に酔っ払う人、中座する人などなど……。
その都度、臨機応変に対処しなければいけません。
しかし、素人が主催するパーティなのですから、多少の失敗は気にしないでおきましょう。
うまくいかない部分があっても、新郎新婦や参加したゲストに、今日はいい二次会だったと思ってもらえれば大成功です。
みんなが楽しめる二次会を目指して、がんばってくださいね！